Hemos auditado cada pipeline, workflow, licencia e integración del portal. Lo que encontramos justifica la inversión antes de empezar.
El portal tiene arquitectura instalada. No es irrecuperable. Lo que no tiene es un sistema que funcione para el negocio real de Vistage.
El Paso 1 del onboarding y la "Asignación de Chairs" están pausados. Los pasos 2 y 3 están activos pero vacíos. Cada nuevo miembro entra sin Chair asignado ni bienvenida estructurada.
192 miembros activos sin sistema de alertas T-90/T-60/T-30. Las renovaciones se gestionan reactivamente. Cuando el miembro avisa, ya ha decidido marcharse.
Las automatizaciones existen. La cadena de entrada está cortada. El motor está encendido pero en punto muerto.
Hay 167+ cierres reales en el sistema. HubSpot los reporta como cero porque las etapas de destino tienen isClosed: false. El forecast es ficticio.
Chairs pipeline, Finanzas, BLS, Ponentes, Membercare... hay estructura de base. No hay que tirar nada. Hay que corregir, limpiar y activar.
Los miembros activos existen en el sistema, pagan sus cuotas y están en sus grupos. Pero cuatro configuraciones incorrectas de isClosed: false en los pipelines Miembros, BLS y Trusted Advisor hacen que el reporting muestre 0 deals ganados en los últimos 12 meses. No es que no vendan: es que el sistema no lo registra. Primer arreglo del proyecto: visible en 24 horas, sin mover un solo deal.
Sobre la calidad de los datos: Miriam nos indicó que el portal no está todo lo actualizado que debería. Estos números son probablemente el escenario optimista. Si los datos reales son peores, cada hallazgo se multiplica. Y si fueran mejores, el problema sigue siendo el mismo: un sistema que no refleja la realidad del negocio genera decisiones que tampoco la reflejan. La ausencia de datos fiables en tiempo real tiene el mismo coste que los datos malos.
Hemos auditado cada línea del contrato y cada herramienta conectada. El resultado abre dos caminos distintos. Ninguno es mejor en abstracto: depende de qué quiere hacer Vistage con HubSpot.
Último envío masivo: mayo 2022. Emails actuales: máx. 75 destinatarios. 22 workflows de lead magnets no envían ningún email de nurturing. 80% de funcionalidad sin activar.
Por eso existe el Reporting Limit Increase (2.160€/año). Con 1 dashboard dinámico con filtro por Chair, el add-on desaparece. Este ahorro es inmediato y seguro en cualquiera de las dos opciones.
HelloSign para contratos (reemplazable con HubSpot Quotes eSign en Sales Pro). Calendly para interviews (reemplazable con Meeting Scheduler). Sin uso activo de Social ni Ads conectados.
Más allá de las licencias, hay un coste operativo y comercial que acumula valor cada mes que pasa sin sistema.
50 miembros causaron baja en los últimos 12 meses a una cuota media de 1.076€/mes = 645.600€ de ARR perdido anual. Sin pipeline de renovaciones ni alertas, cada baja llega cuando el miembro ya ha decidido. El sistema no da margen de intervención.
38 en excedencia temporal + 32 en baja temporal = 70 miembros cuya cuota está suspendida. A 1.076€/mes de media: 75.320€/mes en riesgo de no volver. Sin seguimiento estructurado, el riesgo de conversión a baja definitiva es alto.
621 candidatos están en el pipeline BLS esperando ser convocados o en seguimiento. Los 22 workflows de descarga de guías crean un deal cuando alguien descarga contenido, pero no envían un solo email de nurturing posterior. Leads captados que desaparecen en el vacío.
50 deals en estado "Facturas pendientes" con 39.342€ acumulados sin cobrar. Sin proceso automatizado de recordatorio y seguimiento, el cobro depende de que alguien se acuerde de reclamar. Con Subscriptions + workflow: recordatorio automático en T+7, T+15 y T+30.
~192 miembros activos. La facturación mensual y trimestral se genera manualmente en Holded: buscar datos, crear factura, enviar. Estimado 7 minutos por factura × ~170 facturas/mes × 12 meses = 238 horas/año. A 16€/hora de coste empresa: 3.800€/año en tiempo administrativo que desaparece con HubSpot Subscriptions + integración Make → Holded.
Menos gasto, más funcionalidad. Cada cambio tiene una justificación directa en el uso real del portal.
| Línea de licencia | Estado | Coste actual | Coste propuesto | Diferencia |
|---|---|---|---|---|
| Marketing Hub Professional (3 seats + 2k contactos) | Eliminar | 9.504€/año | −9.504€ | |
| Marketing Hub Starter · cubre el 100% del uso real | Añadir | 240€/año | +240€ | |
| Sales Hub Starter (1 seat) | Reemplazar | 216€/año | −216€ | |
| 9 licencias adicionales Professional | Restructurar | 5.292€/año | −5.292€ | |
| Sales Hub Professional (3-4 seats activos: Miriam + ops + Felipe/Conor) | Añadir | 3.600-4.800€/año | +3.600€ | |
| Reporting Limit Increase · tras consolidar 324 reports en 1 dashboard | Cancelar | 2.160€/año | −2.160€ | |
| Integraciones vía n8n · Holded, automatizaciones, workflows complejos (gestionado por MomentumHUB · sin licencia adicional para Vistage) | Incluido en retainer | 0€/año* | vs. 600€/año Ops Hub | |
| Service Hub Starter · customer portal, tickets, health score miembro | Opcional · Recomendado | 600€/año | +600€ | |
| HelloSign / Dropbox Sign · reemplazado por HubSpot Quotes eSign | Cancelar | ~420€/año | −420€ | |
| Calendly Team · reemplazado por Meeting Scheduler (Sales Pro) | Cancelar | ~168€/año | −168€ | |
| TOTAL LICENCIAS + HERRAMIENTAS | 17.760€/año | ~5.040-6.240€/año | −11.520-12.720€/año | |
* Sobre n8n: MomentumHUB opera n8n en producción para sus propios clientes. Las integraciones de Vistage (Holded, automatizaciones complejas) se montan sobre esa infraestructura dentro del retainer, sin que Vistage necesite contratar ni gestionar ninguna herramienta adicional. Esto reemplaza también Make.com, que tiene coste propio.
Sobre los Chairs (Opción B): los 50 Chairs tienen actualmente cuentas Core gratuitas. Si se activan licencias Sales Pro para el subconjunto de Chairs con actividad de prospección activa, el coste de Opción B sube, pero el potencial de captación también: cada Chair con sequences y meeting scheduler puede sistematizar su pipeline de nuevos miembros. El discovery determinará cuántos Chairs justifican la inversión.
Sobre el downgrade a Marketing Starter (Opción A): los 3 workflows críticos (Alta miembro, Membercare, BLS) requieren rediseño previo de 1-2 días. El nurturing de los 22 workflows de guías migra a Brevo. Todos estos cambios están incluidos en el plan de 90 días.
Hitos de negocio verificables, no entregables técnicos. El criterio de éxito es que el sistema funcione solo y el equipo pueda usarlo sin soporte externo.
El fee de MomentumHUB es 8.100€ para 3 meses. El ahorro estimado en licencias y herramientas es 11.500-12.700€ en el primer año. El resto (churn evitado, leads recuperados, tiempo liberado) es retorno adicional. Y en la Opción B, el retorno potencial es un orden de magnitud mayor.
En la Opción A recuperáis el fee con el ahorro en licencias y tenéis el sistema operativo. En la Opción B, el presupuesto actual de HubSpot se redistribuye para activar la máquina de captación y retención: sequences y meeting scheduler para los Chairs activos, nurturing real para los 621 prospectos BLS en pipeline, health score de miembros para detectar churn antes de que ocurra. Cada punto porcentual de churn evitado vale 26.000€ en ingresos. Cada Chair que cierra un miembro adicional al año suma 13.380€ al ARR. La Opción B no es solo optimizar costes: es poner el CRM a trabajar para el negocio.
| Concepto | Tipo | Valor año 1 |
|---|---|---|
| Ahorro estimado (sujeto a confirmación en el discovery final)* | ||
| Ahorro licencias HubSpot (MKT Pro → Starter + restructura Sales) | Ahorro directo | 10.900-12.100€ |
| Cancelación Reporting Limit Increase (tras limpieza de 324 reports) | Ahorro directo | 2.160€ |
| Eliminación HelloSign + Calendly | Ahorro directo | ~590€ |
| Tiempo administrativo liberado · facturas automáticas (~238h/año × 16€) | Tiempo liberado | 3.000-5.000€ |
| SUBTOTAL AHORRO ESTIMADO AÑO 1* | 16.650-19.850€ | |
| Valor operativo · materializable con el proyecto | ||
| Churn reducido: retener 8-10 miembros adicionales (pipeline renovaciones activo) | Ingresos retenidos | 107.000-134.000€ |
| Facturas pendientes recuperadas (~80% de 39.342€) | Cash inmediato | ~31.474€ |
| Leads BLS recuperados (621 prospectos + 22 workflows sin nurturing activos) | Pipeline nuevo | 40.000-80.000€ |
| TOTAL VALOR AÑO 1 | 195.000-265.000€ | |
| Fee MomentumHUB (3 meses Boost) | −8.100€ | |
| ROI NETO AÑO 1 | +187.000-257.000€ | |
* Nota sobre las estimaciones: Los ahorros en licencias se basan en los datos del contrato actual y el análisis del portal. Las cifras exactas quedan sujetas a confirmación en el discovery final, una vez revisadas las condiciones contractuales vigentes y los términos de renovación. El valor operativo (churn, pipeline, facturas) usa tasas conservadoras: 8-10 miembros retenidos sobre los 70 en riesgo activo (11-14%); leads BLS a 3% de conversión sobre el pipeline activo. Los valores máximos son optimistas pero fundamentados en datos reales del portal.
Retainer de 3 meses con dedicación para ejecutar el plan completo. El coste neto en año 1 es negativo: el ahorro en licencias supera el fee.
Hay una ventana de tiempo concreta. Actuar esta semana marca la diferencia entre negociar el nuevo contrato en buenas condiciones o tener que gestionarlo por el canal de renovaciones.
Si la conversación con el equipo comercial de HubSpot empieza esta semana, hay margen para negociar la reestructuración de licencias con el perfil correcto. Si se espera a la renovación automática, el proceso pasa al equipo de renovaciones, que trabaja con mucha menos flexibilidad para modificar contratos. La ventana para negociar en buenas condiciones se cierra en pocos días.